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Llevanza de los libros registros a efectos del IRPF

Mediante Orden HAC/77372019, de 28 de junio, BOE del 17 de Julio de 2019, se ha regulado la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas, procediendo a modificar las normas sobre los distintos libros/registros existentes.

Teniendo en cuenta las modificaciones introducidas en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y con el fin de actualizar la normativa de libros fiscales, se procede mediante esta Orden a revisar su contenido y adaptarla al RIRPF aprobado por Real Decreto 439/2007.

La principal novedad que se introduce en esta orden es la necesidad de que, en las anotaciones en los libros registros de ventas e ingresos y de compras y gastos, se haga constar el Número de identificación fiscal de la contraparte de la operación.

Igualmente se refuerza y concreta la posibilidad de que estos libros puedan ser compatibles, con las adiciones necesarias, como libro fiscal de los impuestos que así lo prevean. En concreto, tal y como se indica en el artículo 12 de esta orden, los libros registros del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas podrán ser compatibles con los requeridos en el Impuesto sobre el Valor Añadido en los términos previstos en el artículo 62.3 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 104 de la Ley 35/206 de IRPF y el Art. 68 del RIRPF, los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del método de estimación directa, así como aquellos que realicen una actividad empresarial en estimación directa que, de acuerdo con el Código de Comercio, no tenga carácter mercantil, estarán obligados a la llevanza de los siguientes libros:

I. Libro registro de ventas e ingresos.

i. En el libro registro de ventas e ingresos, se anotarán, con la debida separación, la totalidad de los ingresos derivados del ejercicio de la actividad, conteniendo al menos:

a) El número de la factura expedida.

b) La fecha de expedición de la factura y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.

c) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario.

d) Concepto.
e) Importe de la operación o, si la operación está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

f) Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se consignará separadamente el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido por el destinatario.


ii. Cuando se trate de facturas expedidas (Factura Simplificada) en las que no sea preceptiva la identificación del destinatario y cuyo devengo se haya producido dentro del mismo mes natural, la anotación individualizada de las facturas a que se refiere este artículo se podrá sustituir por un asiento resumen diario, en el que se hará constar:

a) Los números inicial y final de las facturas.

b) La fecha de expedición de las facturas.

c) Referencia a que se trata de un asiento resumen de facturas.

d) Si la operación está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo.

iii. Igualmente, deberán anotarse por separado las facturas rectificativas.


II. Libro registro de compras y gastos.

i. En el libro registro de compras y gastos, en el que se anotarán, con la debida separación, la totalidad de los gastos derivados del ejercicio de la actividad, contendrá:

a) El número de la factura recibida.

b) La fecha de expedición de la factura u otro documento justificativo y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.
c) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición.

d) Concepto.

e) Si la operación está sujeta al IVA, la base imponible de las operaciones, determinada y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

f) El importe que es considerado gasto a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

g) Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se consignará separadamente el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido al emisor de la factura.

ii. Igualmente, deberán anotarse por separado las facturas rectificativas.

iii. Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo, la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido, no exceda de 6.000 euros., y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido.


III. Libro registro de bienes de inversión

i. En el libro registro de bienes de inversión se registrarán, debidamente individualizados, los elementos patrimoniales afectos a una actividad empresarial o profesional.

ii. Los contribuyentes deberán reflejar en este libro registro los datos suficientes para identificar de forma precisa las facturas y documentos de aduanas correspondientes a cada uno de los bienes afectos asentados.

iii. Se anotarán, igualmente, por cada bien individualizado:

a. El número de factura o, en caso de importación, el número del documento aduanero, o en defecto de los anteriores, el número de recepción.

b. La fecha en que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento.

c. La descripción del bien con indicación de todos aquellos datos que permitan su perfecta identificación.

d. El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del proveedor.

e. El valor de adquisición, así como el valor amortizable del elemento patrimonial.

f. El método de amortización aplicable.

g. El porcentaje de amortización aplicado cada período impositivo, así como la cuota de amortización resultante.

h. La amortización acumulada.

También se harán constar la baja del bien o derecho con expresión de su fecha y motivo. En el supuesto de transmisión del bien, deberán hacerse constar los datos necesarios para la identificación de la operación.

Los contribuyentes que ejerzan actividades profesionales cuyo rendimiento se determine en método de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, estarán obligados a llevar:

I. Libro registro de ingresos.

II. Libro registro de gastos.

III. Libro registro de bienes de inversión.

IV. Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

Los libros registros de ingresos, gastos y bienes de inversión previstos en este artículo se llevarán de acuerdo con lo dispuesto en el apartado anterior de actividades empresariales.


IV. Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

i. En el libro registro de provisiones de fondos y suplidos se anotarán, con la debida separación:

a. El número de la anotación.

b. La naturaleza del movimiento: provisión de fondos o suplido.

c. Las fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado.

d. El importe de los mismos.

e. El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del pagador de la provisión o perceptor del suplido.

f. El número de la factura en el que se refleje la operación. Cuando no exista obligación de emitir factura, las provisiones de fondos y suplidos se numerarán correlativamente anotándose en este libro registro el número que corresponda en cada caso.


Los contribuyentes que realicen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine mediante el método de estimación objetiva, en el caso de que deduzcan amortizaciones, estarán obligados a llevar un libro registro de bienes de inversión. Además, por las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones habrán de llevar un libro registro de ventas o ingresos

a) Cuando deduzcan amortizaciones, estarán obligados a llevar un libro registro de bienes de inversión.

b) Cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones, habrán de llevar un libro registro de ventas e ingresos.

En este libro, deberán incluirse las subvenciones corrientes y de capital incluyendo los criterios de imputación y las indemnizaciones. En el caso de que existan operaciones acogidas al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca en el Impuesto sobre el Valor Añadido, se consignará separadamente el importe reintegrado de la compensación.

REQUISITOS FORMALES

Generales.-

1. Todos los libros registros mencionados en esta orden deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y se totalizarán, en todo caso, por trimestres y años naturales.

2. Las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros.

3. Cuando los libros sean llevados por medios electrónicos o informáticos se deberán conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte.
En el caso de que los libros no se lleven en formato electrónico será válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros.

4. Los contribuyentes y entidades que realicen varias actividades, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 38 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, deberán llevar libros independientes para cada una de ellas.


Plazo para las anotaciones registrales

1. Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deberán hallarse asentadas en los correspondientes libros registros antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados.

2. No obstante, las operaciones efectuadas por el sujeto pasivo respecto de las cuales no se expidan facturas, deberán anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos, siempre que este plazo sea menor que el señalado en el apartado anterior.

3. Las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período impositivo en que proceda efectuar su deducción.

Rectificación de las anotaciones registrales

Cuando se hubieran incurrido en algún error u omisión al efectuar las anotaciones registrales deberán rectificarlas inmediatamente que se adviertan. Esta rectificación deberá efectuarse mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, para cada período trimestral de liquidación del pago fraccionado correspondiente, la totalidad de los ingresos y gastos del periodo, una vez practicada dicha rectificación.

Obligación de conservación de facturas y documentos acreditativos de las operaciones anotadas en los libros registros

De conformidad con lo establecido en el apartado 1 del artículo 68 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, los contribuyentes de este Impuesto estarán obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones, gastos, e ingresos de cualquier tipo que hayan sido objeto de reflejo en los libros registros establecidos en la presente orden, y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto.

Disposición derogatoria única Derogación normativa
A la entrada en vigor de la presente orden ministerial queda derogada la Orden de 4 de mayo de 1993 por la que se regula la forma de llevanza y el diligenciado de los libros-registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Disposición final Entrada en vigor
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» y se aplicará a las anotaciones registrales correspondientes al ejercicio 2020 y siguientes.