Una de las obligaciones que la Ley de Sociedades de Capital (en adelante LSC) atribuye a los administradores de una sociedad es la formulación de las Cuentas Anuales. Éstas estarán formadas por el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo (para las que tengan obligación de formularlo) y la memoria y deberán redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa (art. 34 Código Comercio). No formará parte de las cuentas anuales el informe de gestión, dado que se trata de un documento que acompañará a las cuentas anuales y en el que se hará una exposición fiel de la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta (art. 262 LSC).
El plazo que la Ley le concede a los administradores para su formulación es de tres meses a partir del cierre del ejercicio social (normalmente el 31 de diciembre de cada año), lo que se traduce en que el plazo para formular las cuentas anules finaliza, con carácter general, el 31 de marzo (art. 253 LSC). La cuentas deberán de estar firmadas por todos los administradores y si faltare alguna firma se habrá de explicar la causa (art. 37 C.C. y 253 LSC).
Una vez formuladas no acaban aquí sus obligaciones. Los administradores tienen el deber de convocar la Junta General de socios o accionistas (art. 167 y 168 LSC) para que ésta se reúna dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, es decir, con carácter general hasta el día 30 de junio, con la finalidad de someter a aprobación las cuentas anuales (art. 164 LSC).
Una vez celebrada la Junta, siempre y cuando las cuentas anuales hayan sido aprobadas por los socios o accionistas, los administradores dispondrán del plazo de un mes para depositarlas en el Registro Mercantil de su provincia (art. 279 LSC y art. 365 del Reglamento del Registro Mercantil, en adelante RRM), de tal modo que cualquier persona pueda consultarlas (art. 281 LSC) en virtud del artículo 369 del RRM.
¿Y qué sucede si los administradores incumplen las obligaciones a las que acabamos de hacer referencia? Sin perjuicio de otras consecuencias que pudieran derivarse por la falta de diligencia debida que se les exige (art. 225 LSC), queremos resaltar dos circunstancias que pueden causar un claro perjuicio a la sociedad.
La primera consecuencia negativa para la sociedad es el cierre registral, lo que conllevará que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a dicha sociedad en tanto en cuanto el incumplimiento de depositar las cuentas anuales persista (art.282 LSC y 378 RRM). De este modo no podremos inscribir, por ejemplo, un cambio de domicilio social, un aumento de capital, modificar el objeto social o el modo de retribuir a los administradores (se exceptúa la inscripción del cese o dimisión de administradores, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa).
La segunda consecuencia negativa que se le presentará a la sociedad es la derivada del régimen sancionador aplicable a estos casos, dado que se establece una multa por un importe mínimo de 1.200 euros pudiendo llegar hasta los 60.000 euros (hasta 300.000 euros para sociedades o grupos de sociedades que facturen más de 6 millones de euros), atendiendo a la dimensión de la sociedad (art. 283 LSC).
Hasta la fecha, en muy pocas ocasiones, por no decir ninguna, se han iniciado expedientes sancionadores por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), órgano adscrito al Ministerio de Hacienda y Competitividad y responsable para su incoación. Sin embargo, es necesario advertir que los Registros Mercantiles tienen la obligación de informar a la Dirección General de los Registros y del Notariado (y ésta a su vez al ICAC) de las sociedades que incumplen el deber de depositar en plazo las cuentas anuales (art. 371 RRM). Por consiguiente es aconsejable que aquellas sociedades que no se encuentren al día en el depósito de sus cuentas anuales lo hagan a la mayor brevedad posible. De las últimas noticias que tenemos se puede entrever un cambio de rumbo y lo que hasta ahora se ha pasado por alto (la obligación de depositar en plazo las cuentas anuales) empiece a ser investigado y de ello puedan derivarse expedientes sancionadores de importes nada desdeñables.
Jorge Borrajo, Miembro de la Comisión Fiscal de IBERAUDIT Kreston
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